Openbaarheid van bestuur

##formulier-1012-btn_cta1##

Iedereen kan toegang vragen tot bestuursdocumenten op basis van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Wat is een bestuursdocument?

De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: "alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie."

Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):

  • Schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, ...);
  • Bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...;
  • Foto's, geluids- en beeldopnamen;
  • ...

Het gewenste document moet niet noodzakelijk opgemaakt op geproduceerd zijn door de instantie waarbij het wordt opgevraagd. Als ze het bezit, valt het onder de openbaarheid. Wel is ze helemaal niet verplicht een document dat ze niet zelf maakte, te ontleden, samen te vatten, .. .

Actieve openbaarheid

Het bestuur neemt zelf initiatieven om de inwoners duidelijk te informeren over het beleid, regelgeving en dienstverlening. Dit kan via het infomagazine De Vijfklank, brochures, notulen van de raden, via de website en sociale media, ...).

Passieve openbaarheid

Als burger heb je ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. De overheid geef je toegang tot documenten op vraag.

Wie kan dit aanvragen?

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen. Je geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking je verkiest:

  • inzage in het document (gratis);
  • uitleg over het document (gratis);
  • een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kan dus niet vragen om:

  • gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden;
  • de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren;
  • bijkomende uitleg op te schrijven;
  • een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.

Hoe aanvragen?

Je doet je aanvraag indienen op één van volgende manieren:

  • schriftelijk (via brief of e-mail);
  • via het e-loket bovenaan deze pagina.

Je aanvraag moet aan vier voorwaarden voldoen:

  • het verzoek moet schriftelijk of via het e-loket worden ingediend;
  • de aanvrager moet het gewenste bestuursdocument vermelden;
  • de aanvrager moet zijn identiteit en adres bekend maken;
  • Zijn keuze voor inzage, afschrift of uitleg;
  • de aanvraag wordt gericht aan de instantie die het gewenste bestuursdocument in haar bezit heeft.

Je aanvraag wordt geregistreerd en we beantwoorden je aanvraag binnen een termijn van twintig dagen na registratie. Het bestuur kan in bepaalde gevallen verlengen tot maximum veertig dagen.

In bepaalde gevallen voorziet de regelgeving dat de openbaarmaking niet kan, in dat geval brengen we je schriftelijk hiervan op de hoogte.

Auteursrechten

Als de aanvraag gaat om een bestuursdocument waarin er sprake is van auteursrechten:

  • dan is inzage altijd mogelijk, zonder beperking;
  • dan is een afschrift of kopie enkel mogelijk na schriftelijke toestemming van de auteur of rechthebbende.

De gemeente wijst dan in ieder geval op het auteursrechtelijk karakter van het werk.

Bouwplannen

Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd tot zeventig jaar na het overlijden van de architect. Alleen de oorspronkelijke bouwheer kan er een kopie van krijgen. In alle andere gevallen heb je de toestemming van de architect of zijn erfgenamen nodig.

Uitzondering

Nieuwe eigenaars van een bestaand pand. Voeg bij jouw aanvraag volgende zaken toe:

  • een schriftelijk bewijs van eigendom;
  • een verklaring op eer waarin je aangeeft het afschrift van de bouwplannen alleen voor privédoeleinden te gebruiken.

Bedrag

Inzage en uitleg zijn gratis.

Wie een afschrift wenst, betaalt een vergoeding volgens het retributiereglement.

Beroep tegen een beslissing

Indien je niet tevreden bent met de afhandeling van jouw openbaarheidsonderzoek dan kan je beroep indienen bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur van de Vlaamse overheid.