Handleiding

1. Infrastructuur culturele site 'De Meet'

De polyvalente en multifunctionele infrastructuur van de culturele site De Meet bestaat uit verschillende onderdelen die afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gehuurd.

De polyvalente zaal meet 7 op 21 meter en heeft een capaciteit van 100 tot 150 personen. Deze ruimte kan door middel van een mobiele akoestische wand opgedeeld worden in twee kleinere zalen,  van 7 op 7 m met een capaciteit van 50 personen en  van 7 op 14 meter met een capaciteit van 100 personen. In de polyvalente zaal is er een beamer, verduistering, een klank- en lichtinstallatie aanwezig.

Naast de polyvalente zaal is er een kleine vergaderzaal waar 20 personen kunnen vergaderen. Door de installatie van sanitair en douche kan deze ruimte eveneens gebruikt worden als kleedkamer voor artiesten.

Verder is er een foyer met bar en koeling, berging en sanitair. Dit alles kreeg een plaats in een nieuw volume dat geplaatst werd in de hoek tussen de grote zaal en de muziekschool. De foyer is uiteraard bestemd voor de ontvangst van het publiek voor, na en tussen de voorstellingen. Door vier hoge dubbele deuren kan, voor grotere manifestaties, de foyer met de zaal 1 ruimte vormen. Bovendien kan de foyer met zijn lange gebogen muur naar het plein dienst doen als tentoonstellingsruimte.

Aan de grote zaal en de foyer sluit een goed uitgeruste keuken aan. Deze keuken kan gebruikt worden voor de catering bij manifestaties in de site, maar er kunnen ook kooklessen in gegeven worden. Bovendien kan door middel van twee dubbele deuren de keuken doorlopen in de grote zaal.

Ten slotte is er buiten een culturele arena, gevormd door de boog van de foyer.

2. Wie kan reserveren?

De infrastructuur van de culturele site 'De Meet' staat ter beschikking van:
- de culturele en socio-culturele verenigingen van Sint-Laureins aangesloten bij het Cultureel Adviesorgaan en de desbetreffende koepelorganisaties van de verenigingen aangesloten bij het Cultureel Adviesorgaan;
- het gemeentebestuur, OCMW-bestuur, Plaatselijke Openbare Bibliotheek, onderwijs-instellingen binnen de gemeente Sint-Laureins, gemeentelijke muziekschool en gemeentelijke adviesorganen;
- kunstenaars;
- verenigingen aangesloten bij gemeentelijke adviesorganen en instellingen / diensten / verenigingen zonder winstoogmerk in de gemeente Sint-Laureins;
- onderwijsinstellingen en instellingen / diensten / verenigingen zonder winstoogmerk buiten de gemeente Sint-Laureins.

3. Hoe reserveren?

De aanvragen voor het gebruik van de culturele site 'De Meet' dienen steeds schriftelijk bezorgd te worden aan het secretariaat, Dorpsstraat 91, 9980 Sint-Laureins op de formulieren die hiervoor ter beschikking worden gesteld of per mail naar logistiek@sint-laureins.be . De formulieren kunnen hier (docx, 56.1 kB) gedownload worden.

De aanvraag dient minimum 4 weken en maximaal een jaar voor de datum van de verhuring ingediend te worden.

De behandeling van de aanvragen gebeurt door het gemeentebestuur op basis van de datum van ontvangst van de aanvraag. Het gemeentebestuur oordeelt over de relevantie van de aanvragen en kan deze bijgevolg ook weigeren. Bij gelijktijdige aanvraag wordt voorrang verleend aan de verenigingen aangesloten bij het Cultureel Adviesorgaan.

4. Toegang

Om toegang te krijgen tot het gebouw, dient de gebruiker de sleutel af te halen bij het secretariaat tijdens de openingsuren of op afspraak bij de technische dienst. Dit op de dag van het gebruik of de laatste werkdag voor het gebruik. De sleutel dient teruggebracht te worden op de volgende werkdag, tenzij anders afgesproken of de sleutel kan na gebruik in een gesloten omslag gedeponeerd worden in de brievenbus van het gemeentehuis, Dorpsstraat 91, 9980 Sint-Laureins of de brievenbus van de technische dienst in Bentille.

De eerste gebruiker dient bij het betreden van het gebouw de alarminstallatie uit te schakelen. Bij het afhalen van de sleutel zal hem hiervoor de code worden overhandigd. Het is verboden deze code aan derden mede te delen.

Bij het verlaten van het gebouw dient de laatste gebruiker de alarminstallatie opnieuw in te schakelen.

5. Gebruik

De infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor die activiteiten waarvoor toelating is gegeven door het gemeentebestuur.

Het gebouw mag niet onderverhuurd worden of ter beschikking gesteld worden aan derden.

Familie- of privé-feestjes kunnen in de culturele site 'De Meet' niet plaatsvinden.

Activiteiten die in een of andere vorm in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of met de openbare orde of zeden zijn niet toegelaten.

6. Drank

Elke gebruiker kan instaan voor zijn eigen drank. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de exploitatie van de toog.

7. Materialen

Aan de culturele site 'De Meet' zijn heel wat materialen en uitrustingen verbonden, zoals tafels, stoelen, keukenmaterialen, beamer, mobiele klankinstallatie, lichtinstallatie,...

Deze materialen dienen andermaal via het schriftelijk reservatieformulier aangevraagd te worden.

Het gebruik van deze uitrusting en materialen is gratis.

Materialen dienen na gebruik afgewassen, nageteld en opgeborgen te worden. Bij elk defect dient de gebruiker het gemeentebestuur hiervan onmiddellijk mondeling/schriftelijk op de hoogte te brengen. De kosten voortvloeiend uit schade toegebracht door de gebruiker zal op hem/haar verhaald worden.

De materialen kunnen onder geen beding worden ingezet of uitgeleend voor activiteiten die niet in of rond het gemeenschapscentrum doorgaan.

8. Onderhoud

De gebruikers dienen zelf in te staan voor het onderhoud van de gebruikte lokalen. De stoelen en tafels moeten in de oorspronkelijke schikking teruggeplaatst worden en de vloer moet opgekuist (veegschoon) zijn. Er wordt poetsmateriaal ter beschikking gesteld.

De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor:

- het uitdoven van de verlichting;
- het sluiten van de ramen en deuren;
- het inschakelen van de alarminstallatie;
- het sorteren van het afval.

Handdoeken dienen door de gebruiker zelf te worden voorzien.

Bij een eventueel gebrek aan onderhoud, zal dit gebeuren door het gemeentepersoneel. De kosten ervan zullen op de gebruiker verhaald worden.

9. Nog belangrijk

- Voor het inschakelen van het alarmsysteem bij het buitengaan moet de deur van de foyer naar de toiletten dicht zijn.
- Om gebruik te kunnen maken van de verwarming moet u om de 2 uur op de knop aan de bar drukken.

- Om heel snel warm water te krijgen in de bar en de keuken moet op de zwarte knop aan de deur in de keuken gedrukt worden.
- In de berging vind je de schakelaar van de ventilatie in de foyer. Je moet de ventilatie eerst inschakelen, dan kan je de ventilatie regelen op drie standen. De ventilatie moet bij het verlaten van 'De Meet' altijd uitgeschakeld worden.
- De ventilatie in de polyvalente zaal kan geregeld worden via de bediening op drie standen in de kleine vergaderzaal. 
- De afstandsbediening van de beamer ligt in de lade van de geluidsinstallatie. Na gebruik van de beamer moet de afstandsbediening op de oorspronkelijke plaats terug gelegd worden.

10. Tarieven

Voor het gebruik van de lokalen wordt een vergoeding gevraagd afhankelijk van de duur en de aard van de activiteit en van de gebruiker. De tarieven zijn te vinden in het retributiereglement op de gemeentelijke website www.sint-laureins.be. 
De vergoedingen voor het drankgebruik evenals de huur worden na het gebruik verrekend. Hiervoor zal per trimester een factuur worden opgemaakt, te betalen binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst ervan.
Alle betalingen, zowel huur, drankverbruik als waarborg dienen per overschrijving te gebeuren op de gemeentelijke rekening.

11. Contactpersoon

Voor reservaties, inlichtingen of bijkomende vragen over de culturele site 'De Meet', kan je terecht bij:

Secretariaat, Dorpsstraat 91, 9980 Sint-Laureins, 09 218 76 40, logistiek@sint-laureins.be.